Экспедитор — посредник между грузовладельцем и десятками зарубежных компаний. Каждый месяц он оплачивает фрахт, портовые сборы, услуги агентов и складов в разных странах. Без порядка в документах эти платежи превращаются в постоянные вопросы банка и бухгалтерии. Ниже — какой пакет нужен и как его собрать.
Кому платит экспедитор
| Контрагент | За что |
|---|---|
| Зарубежный агент-экспедитор | Организация перевозки на его стороне |
| Морская линия или перевозчик | Фрахт |
| Порт или терминал | Портовые и терминальные сборы |
| Склад | Хранение и обработка |
| Таможенный брокер за рубежом | Оформление на стороне отправления |
О порядке платежей — в статье «Как экспедитору платить зарубежным агентам».
Базовый пакет по каждому контрагенту
Договор
Агентский договор, договор перевозки или договор оказания услуг. Для регулярной работы — рамочный.
Счёт
Debit note или invoice с привязкой к отправке: номер контейнера, коносамента, рейса.
Подтверждение услуги
Акт, statement of account, коносамент, накладная — в зависимости от вида услуги.
Подтверждение оплаты
Платёжное поручение, MT103 или отчёт агента.
Документы для перевыставления клиенту
Экспедитор часто перевыставляет клиенту расходы: фрахт, сборы, хранение. Для этого нужны:
| Документ | Зачем |
|---|---|
| Счёт зарубежного контрагента | Подтверждает сумму расхода |
| Договор с клиентом | Определяет, какие расходы перевыставляются и как |
| Отчёт экспедитора | Показывает расходы и вознаграждение |
| Курс пересчёта | Как сумма в валюте переведена в рубли |
Валютный контроль
- Договоры с зарубежными контрагентами на услуги ставятся на учёт, если сумма выше порога для импорта работ и услуг.
- Коды видов операций для услуг — группа 21. Подробнее — в статье «Код вида валютной операции».
- Документы о выполнении услуг — в банк в установленный срок.
НДС
Для ряда экспедиторских и транспортных услуг иностранных компаний действуют особые правила места реализации и ставки НДС. Уточняйте для каждого вида услуг. Об этом — в статье «НДС налогового агента при услугах иностранной компании».
Как навести порядок
- Заведите карточку на каждого зарубежного контрагента: договор, реквизиты, контакт.
- Требуйте номер отправки в каждом счёте.
- Сверяйте statement of account раз в месяц.
- Храните подтверждения оплаты рядом со счетами.
- Используйте одного агента для регулярных платежей — меньше разрозненных документов.
Частые ошибки
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Нет договора с зарубежным агентом | Вопросы банка, сложности с учётом расходов |
| В счёте нет номера отправки | Невозможно связать платёж с перевозкой |
| Платёж не тому юрлицу в группе агента | Возврат, споры |
| Перевыставление без первички | Клиент и налоговая не принимают расход |
Главное из статьи
- Каждый платёж — договор, счёт, подтверждение услуги и оплаты.
- Номер отправки связывает все документы.
- Перевыставление клиенту — только с первичкой зарубежного контрагента.
- Договоры на услуги выше порога — на учёт.
Перед платежом проверьте
- Договор с контрагентом подписан.
- В счёте есть номер отправки.
- Реквизиты совпадают с договором.
- Понятно, перевыставляется ли расход клиенту.
Термины из статьи
| Термин | Что значит |
|---|---|
| Debit note | Счёт зарубежного агента на возмещение расходов |
| Statement of account | Сверка взаиморасчётов за период |
| Коносамент | Документ морской перевозки |
| Перевыставление | Предъявление клиенту расходов, понесённых за него |
Как выстроить работу с бухгалтерией
У экспедитора документы приходят из десятков стран в разных форматах и на разных языках. Чтобы бухгалтерия не тонула в бумагах, договоритесь о простом правиле: каждый счёт зарубежного контрагента вносится в общую таблицу с номером отправки, суммой, валютой и сроком оплаты. После оплаты рядом добавляется ссылка на платёжный документ, а после получения акта — отметка о закрытии.
Раз в месяц сверяйте эту таблицу со statement of account от каждого крупного агента. Расхождения лучше находить сразу: через полгода восстановить, за что был платёж, гораздо сложнее. Такой порядок помогает и при проверках банка: на любой вопрос по платежу есть готовый пакет документов.
Если зарубежный агент не даёт закрывающих документов
Некоторые агенты присылают только счёт и не дают акта. В этом случае попросите хотя бы сверку взаиморасчётов, подписанную агентом, и копии документов линии или порта. Для учёта расходов важно подтвердить, что услуга оказана, — согласуйте с бухгалтером, какие документы для этого достаточно.
Частые вопросы
Нужен ли договор с каждым зарубежным агентом?
Да, для регулярной работы — рамочный договор с каждым.
Можно ли оплатить несколько счетов одним платежом?
Да, если они от одного контрагента и в назначении перечислены все счета или есть ссылка на сверку.
Что делать, если агент прислал только debit note?
Попросить подтверждающие документы: коносамент, счёт линии, сверку.
Как учитывать курсовые разницы при перевыставлении?
По договору с клиентом и учётной политике. Согласуйте с бухгалтером.
Нужно ли ставить на учёт договор с зарубежным агентом?
Если сумма обязательств выше порога для импорта работ и услуг — да.
Можно ли оплатить зарубежного агента через платёжного агента?
Да. Платёжный агент проводит оплату по вашему поручению и выдаёт отчёт, который подтверждает расход вместе со счётом зарубежного контрагента.
Pascal оплачивает фрахт, сборы и услуги зарубежных агентов с привязкой к отправке: срок 1–3 дня, документы по каждому платежу. Пришлите счёт — рассчитаем платёж.