Оплата аренды за рубежом для компании: офис, склад

Импортёры открывают склады в Китае и ОАЭ, экспортёры — офисы продаж в Казахстане и Турции. Аренду нужно платить регулярно и в срок, а российскому бухгалтеру — учитывать расходы. Ниже — как это организовать.

Что арендуют

Кто арендатор

Документы

НДС

Место реализации услуг по аренде недвижимости — там, где находится объект. Поэтому российский НДС не возникает, и компания не становится налоговым агентом. Местные налоги — по законам страны. Подробнее о НДС на услуги иностранцев — в статье «НДС налогового агента при услугах иностранной компании».

Валютный контроль

• Договор ставится на учёт в банке, если сумма обязательств выше порога.
• Каждый платёж — с кодом вида операции для услуг.
• Документы об оказании услуг — счета и акты — передаются в банк.

О расчётах с нерезидентами — в статье «Расчёты с нерезидентами».

Как организовать регулярные платежи

1. Составьте график платежей на год.
2. Отправляйте оплату заранее — с учётом 1–3 рабочих дней на зачисление.
3. Держите запасной маршрут платежа.
4. Сохраняйте счета и подтверждения в одном месте.

Пример

Условная ситуация. Импортёр арендует склад консолидации в Гуанчжоу. Договор на год, оплата ежемесячно в юанях, депозит — два месяца. Компания поставила договор на учёт, оплачивает счета через агента за неделю до срока и раз в квартал сверяет платежи с арендодателем. Депозит возвращается при окончании договора и закрывает аванс в ведомости банковского контроля.

Частые ошибки

Главное из статьи

• Аренда за рубежом — расчёт с нерезидентом с документами.
• Российский НДС на аренду за рубежом не возникает.
• Пропишите условия депозита.
• Платите заранее и держите запасной маршрут.

Ещё по теме

Как оплачивать услуги иностранных компаний — в статье «Оплата услуг иностранной компании». Как платить с зарубежного счёта — в статье «Платёж в третью страну с зарубежного счёта».

Термины из статьи

Как выбрать валюту аренды

Арендодатели обычно выставляют счета в местной валюте: юанях в Китае, дирхамах в ОАЭ, тенге в Казахстане. Платите в валюте договора, чтобы арендодатель получал ровно сумму счёта и не требовал доплаты из-за конвертации. Если договор в долларах, а арендодатель принимает и местную валюту, сравните итоговую стоимость: платёж в местной валюте часто проходит быстрее и дешевле.

Курсовые колебания влияют на рублёвую стоимость аренды. Если бюджет компании в рублях, заложите запас или договоритесь об оплате за несколько месяцев вперёд, когда курс выгоден. Учитывайте при этом, что предоплата — аванс для валютного контроля, который закрывается по мере оказания услуг.

Если арендодатель меняет реквизиты

Смена реквизитов — частая точка мошенничества. Если арендодатель прислал новые реквизиты, подтвердите их звонком по известному номеру или лично. Попросите письмо на бланке компании. Только после проверки отправляйте платёж.

Коротко для бухгалтерии

Расходы на аренду учитываются по договору и счетам арендодателя. Депозит — аванс до зачёта или возврата. Курсовые разницы по задолженности в валюте отражаются отдельно от расходов на аренду.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДС при аренде офиса за рубежом?

Нет, место реализации — страна объекта.

Можно ли платить аренду через агента?

Да, по счетам арендодателя.

Как учесть депозит?

Как аванс — до зачёта или возврата.

Нужно ли ставить договор аренды на учёт?

Если сумма обязательств выше порога — да.

Что делать, если арендодатель требует оплату наличными?

Это затрудняет учёт и валютный контроль. Договоритесь о безналичной оплате по счёту.

Можно ли платить аренду за год вперёд?

Да, если это предусмотрено договором. Для валютного контроля это аванс, который закрывается по мере аренды.

Нужен ли местный бухгалтер?

Если аренда оформлена на российскую компанию напрямую — обычно нет. Если на филиал или дочернюю компанию — да.

Как подтвердить расходы на аренду?

Договором, счетами арендодателя и подтверждениями оплаты.

Pascal оплачивает аренду складов и офисов за рубежом по графику: срок 1–3 дня, документы для учёта. Пришлите счёт — рассчитаем платёж.