Командировки на выставки, переговоры с поставщиками, обучение — сотрудникам нужен отель за рубежом. Раньше его просто оплачивали корпоративной картой. Сейчас российские карты за границей работают ограниченно, и компании переходят на оплату по счёту. Ниже — как это оформить.
Способы оплаты
| Способ | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Оплата по счёту из банка компании | Документы для учёта | Не все отели выставляют счёт юрлицу |
| Через платёжного агента | Работает, если банк не проводит платёж | Комиссия агента |
| Через туроператора или агентство | Оплата в рублях в России | Наценка агентства |
| Личная карта сотрудника с возмещением | Быстро | Ограниченно работает, сложнее учёт |
Документы для учёта
Счёт отеля
С реквизитами компании, датами проживания, именами гостей.
Подтверждение оплаты
Платёжное поручение или отчёт агента.
Итоговый счёт (folio)
Выдаётся при выезде — подтверждает фактическое проживание.
Документы о командировке
Приказ или служебное задание — по внутренним правилам компании.
Налоги
Место реализации гостиничных услуг — там, где находится отель. Поэтому российский НДС на них не начисляется, а компания не становится налоговым агентом. Расходы на проживание в командировке учитываются в составе командировочных расходов при наличии документов. Подробнее о НДС при услугах иностранцев — в статье «НДС налогового агента при услугах иностранной компании».
Валютный контроль
Оплата отеля — расчёт с нерезидентом. Суммы на проживание обычно ниже порогов постановки договора на учёт, но банк может запросить документы по операции. Держите счёт отеля под рукой.
Пример
Условная ситуация. Компания отправляет трёх сотрудников на выставку в Шанхай на пять дней. Отель выставил proforma на компанию в юанях. Компания оплатила её через агента за два дня до заезда. После поездки бухгалтерия получила итоговый счёт отеля, отчёт агента и приказ о командировке — расходы учтены без вопросов.
Если отель не выставляет счёт юрлицу
- забронируйте через агентство, которое выставит документы в рублях;
- оплатите через платёжного агента по подтверждению бронирования;
- уточните, может ли отель выставить счёт на компанию после заезда.
Частые ошибки
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Оплата личной картой без документов | Расход нельзя учесть |
| Счёт выставлен на сотрудника, а не на компанию | Сложности с учётом |
| Нет итогового счёта отеля | Нечем подтвердить проживание |
| Расчёт на то, что российская карта сработает | Сотрудник не может заселиться |
Главное из статьи
- Оплачивайте отель по счёту на компанию.
- Сохраняйте счёт, подтверждение оплаты и итоговый folio.
- Российский НДС на гостиничные услуги за рубежом не начисляется.
- Если банк не проводит платёж — помогает агент.
Ещё по теме
Где сейчас работают карты «Мир» — в статье «Где за рубежом принимают карты «Мир»». Как оплатить участие в выставке — в статье «Оплата выставки за рубежом».
Термины из статьи
| Термин | Что значит |
|---|---|
| Proforma | Предварительный счёт для оплаты |
| Folio | Итоговый счёт отеля при выезде |
| Командировочные расходы | Затраты на поездку сотрудника по заданию компании |
Как планировать оплату под командировку
Оплату отеля стоит заложить в план командировки так же, как покупку билетов. За две-три недели до поездки запросите у отеля счёт на компанию. Проверьте даты, имена гостей и реквизиты. Отправьте оплату минимум за неделю до заезда — с запасом на проверку банков. Попросите отель подтвердить получение денег письмом и передайте это письмо сотруднику: при заселении оно поможет избежать вопросов.
Для частых поездок в один город договоритесь с отелем о корпоративных условиях. Некоторые отели готовы работать по договору с ежемесячной оплатой по факту проживания. Это упрощает и оплату, и учёт: один счёт за месяц вместо отдельных платежей за каждую поездку.
Если нужен депозит при заселении
Многие отели при заселении блокируют на карте гостя депозит на дополнительные услуги. Если у сотрудника нет работающей за рубежом карты, предупредите отель заранее. Обычно можно оплатить депозит вместе с проживанием по счёту или оставить его наличными.
Частые вопросы
Можно ли оплатить отель за рубежом с расчётного счёта компании?
Да, по счёту отеля — переводом в валюте.
Нужно ли удерживать НДС при оплате отеля за рубежом?
Нет, гостиничные услуги за рубежом не облагаются российским НДС.
Что делать, если отель принимает только карты?
Использовать агентство или платёжного агента, либо уточнить, может ли отель выставить счёт.
Как учесть оплату отеля в командировке?
В составе командировочных расходов — по счёту, подтверждению оплаты и итоговому счёту.
Можно ли оплатить отель заранее за несколько поездок?
Да, если отель выставит соответствующий счёт.
Сколько идёт платёж?
Обычно 1–3 рабочих дня — планируйте оплату заранее.
Можно ли оплатить отель через бронирование на сайте?
Зависит от способов оплаты сайта. Если принимают только карты, используйте агента или агентство.
Pascal оплачивает счета зарубежных отелей, выставок и сервисов для компаний: срок 1–3 дня, документы для учёта. Пришлите счёт — рассчитаем платёж.