Слово «инвойс» пришло из английского invoice — «счёт». В международной торговле так называют документ, который продавец выставляет покупателю: что продано, в каком количестве, по какой цене и куда платить. Для российского импортёра инвойс — это одновременно основание для платежа, документ для валютного контроля и часть пакета для таможни. Поэтому ошибка в инвойсе стоит дороже, чем опечатка в обычном счёте: платёж может вернуться, а банк — запросить дополнительные документы.
Что такое инвойс и чем он отличается от счёта
В российской практике счёт на оплату — простой документ: реквизиты, сумма, назначение. Инвойс шире. В нём кроме цены указывают условия поставки по Инкотермс, страну происхождения, вес и упаковку, банк получателя и его SWIFT-код. Часто инвойс заменяет сразу несколько российских документов: счёт, счёт-фактуру и спецификацию.
| Российский счёт | Инвойс | |
|---|---|---|
| Кто выставляет | Российский продавец | Иностранный продавец |
| Валюта | Обычно рубли | USD, EUR, CNY, AED и другие |
| Условия поставки | Редко | Почти всегда (Инкотермс) |
| Используется таможней | Нет | Да |
| Реквизиты банка | БИК, корсчёт | SWIFT, IBAN или номер счёта |
Виды инвойсов
На практике импортёр сталкивается с тремя видами.
Проформа-инвойс (proforma invoice, PI) выставляют до отгрузки. Это предварительный счёт: по нему вносят аванс или полную предоплату. Китайские поставщики почти всегда работают через проформу.
Коммерческий инвойс (commercial invoice, CI) оформляют при отгрузке. Он фиксирует, что именно отправлено, и нужен таможне для декларирования. Сумма в CI может отличаться от проформы, если изменилось количество.
Инвойс за услуги выставляют перевозчики, экспедиторы, организаторы выставок, разработчики ПО. В нём нет веса и упаковки, зато важно описание услуги и период.
Подробнее про китайскую специфику — в статье Оплата инвойса в Китай: что проверить в документе.
Что должно быть в инвойсе
Единой обязательной формы нет, но банк и таможня ждут определённый набор данных.
| Поле | Зачем нужно |
|---|---|
| Номер и дата | Ссылка в платёжном поручении и в СПД |
| Продавец и покупатель | Полные наименования и адреса, как в контракте |
| Ссылка на контракт | Номер и дата, иначе банк задаст вопросы |
| Описание товара | Наименование, артикул, количество, цена за единицу |
| Сумма и валюта | Должны совпадать с платежом |
| Условия поставки | EXW, FOB, CIF и т. д. |
| Банковские реквизиты | Банк, SWIFT-код, счёт или IBAN получателя |
| Подпись или печать | Для многих банков обязательны |
Сверьте получателя
Наименование получателя в банковских реквизитах должно совпадать с продавцом в контракте. Если поставщик просит платить другой компании, это отдельный риск — разбор в статье Поставщик просит оплату на счёт третьего лица.
Проверьте сумму и валюту
Сумма платежа не должна превышать сумму инвойса. Если вы платите частями, укажите в назначении, какую часть инвойса оплачиваете.
Посмотрите на описание товара
Слишком общее описание вроде «goods» или «spare parts» часто становится причиной запроса от банка-корреспондента. Чем конкретнее, тем меньше вопросов.
Как инвойс используется в валютном контроле
Когда сумма контракта превышает порог, контракт ставят на учёт в банке. Тогда инвойс становится одним из подтверждающих документов: на его основании вы сдаёте справку о подтверждающих документах. Если инвойсов по контракту много, банк будет сверять каждый с платежами и поставками. Полный список того, что запрашивает банк, есть в чек-листе Документы валютного контроля при импорте.
Таможня использует коммерческий инвойс, чтобы определить таможенную стоимость товара. Если цена в инвойсе ниже, чем у похожих поставок, таможня может её скорректировать. Поэтому инвойс с заниженной ценой — плохая идея и для банка, и для таможни.
Как оплатить инвойс иностранному поставщику
Компания может оплатить инвойс через свой банк, если у него есть рабочий маршрут в нужную страну и валюту. Если маршрута нет или банк возвращает платежи, используют платёжного агента: агент принимает рубли и платит поставщику по вашему инвойсу. Основание — агентский договор, а после платежа агент передаёт отчёт и подтверждение оплаты.
Порядок обычно такой: вы присылаете контракт и инвойс, агент проверяет документы и фиксирует курс, вы переводите рубли, агент отправляет валюту поставщику и присылает подтверждение. Срок зависит от направления: обычно от одного до трёх дней.
Частые ошибки
| Ошибка | Чем грозит | Как избежать |
|---|---|---|
| Получатель в реквизитах не совпадает с продавцом | Отказ банка, риск мошенничества | Требовать инвойс от стороны контракта |
| Нет ссылки на контракт | Запрос документов | Вписать номер и дату контракта |
| Опечатка в SWIFT-коде или счёте | Возврат платежа, потеря на курсе | Сверить реквизиты по официальному письму |
| Общее описание товара | Задержка в банке-корреспонденте | Указать конкретное наименование |
| Сумма платежа больше инвойса | Вопросы валютного контроля | Платить ровно по инвойсу или частям |
Главное из статьи
Инвойс — основной документ, по которому вы платите иностранному продавцу. Проформу оплачивают до отгрузки, коммерческий инвойс фиксирует саму отгрузку. В инвойсе должны совпадать с контрактом продавец, сумма, валюта и условия поставки. Ошибки в реквизитах и описании товара — главная причина возвратов и запросов банка.
Перед платежом проверьте
- Инвойс выставлен стороной вашего контракта.
- Есть номер и дата контракта.
- Сумма и валюта совпадают с тем, что вы собираетесь платить.
- SWIFT-код и номер счёта проверены по официальному письму поставщика.
- Описание товара конкретное, без общих слов.
Термины из статьи
Проформа-инвойс — предварительный счёт до отгрузки. Коммерческий инвойс — счёт, который оформляют при отгрузке; нужен таможне. Инкотермс — международные правила, которые распределяют расходы и риски между продавцом и покупателем. SWIFT-код — международный идентификатор банка получателя.
Что почитать дальше
- Ошибка в реквизитах международного платежа: как исправить
- Что такое SWIFT и SWIFT-код банка
- Инвойс на автомобиль: что это и как оплатить
Частые вопросы
Инвойс и счёт — это одно и то же?
По смыслу да, это счёт на оплату. Но в инвойсе больше данных: условия поставки, реквизиты иностранного банка, страна происхождения. Поэтому термин используют именно во внешней торговле.
Можно ли оплатить проформу, а не коммерческий инвойс?
Да, при предоплате так и делают. Потом при отгрузке поставщик выставит коммерческий инвойс, и его вы используете для таможни и валютного контроля.
Нужен ли перевод инвойса на русский?
Банк может запросить перевод, если инвойс на языке, отличном от английского. Для таможни перевод нужен в отдельных случаях — уточните у брокера.
Что делать, если поставщик прислал новый инвойс с другими реквизитами?
Не платить, пока не подтвердите смену реквизитов по другому каналу связи, например звонком знакомому менеджеру. Подмена реквизитов — частая схема мошенничества.
Pascal оплачивает инвойсы поставщикам в Китае, ОАЭ, Турции, Индии, Корее, Европе и странах СНГ — комиссия от 1%, срок 1–3 дня. Пришлите инвойс и контракт, и мы проверим документы до платежа: оставить заявку.